Muster, keine Steuerberatung. Passen Sie diesen Baustein an Ihre tatsächlichen Abläufe an und stimmen Sie ihn mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater ab, bevor Sie ihn in Ihre Verfahrensdokumentation übernehmen.
1. Zweck und Einordnung
Nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD – BMF-Schreiben vom 28.11.2019, geändert 2024/2025) muss jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen seine Datenverarbeitungsverfahren nachvollziehbar dokumentieren, insbesondere in einer Verfahrensdokumentation (GoBD Abschnitt 10).
Dieser Baustein beschreibt den Teil Ihres Rechnungsprozesses, in dem BelegBridge eingesetzt wird. Er ist zur Übernahme als Unterabschnitt in Ihre bestehende Verfahrensdokumentation gedacht und ersetzt diese nicht.
2. Systembeschreibung
BelegBridge ist ein transientes Umwandlungs- und Prüf-Gateway für elektronische Rechnungen nach EN 16931 (XRechnung und ZUGFeRD/Factur-X). Es ist kein Archivsystem und speichert keine Rechnungsinhalte.
- Webanwendung: nimmt Dateien entgegen, erkennt Format und Profil und stellt Ergebnisse und Vorschauen dar.
- KoSIT-Validator mit der amtlichen XRechnung-Konfiguration: prüft das XML gegen das Schema sowie die Geschäftsregeln von EN 16931 und XRechnung.
- Mustang/veraPDF: prüft hybride Rechnungen (ZUGFeRD/Factur-X) auf PDF/A-3-Konformität und das eingebettete XML.
Alle Komponenten laufen in derselben Infrastruktur in Deutschland bzw. der EU. Die Prüfdienste arbeiten in einem isolierten Netzwerk ohne Internetzugang. Rechnungsinhalte werden ausschließlich im flüchtigen Arbeitsspeicher verarbeitet.
3. Prozess 1: kostenloses Prüfwerkzeug (heute verfügbar)
- Upload: Der Nutzer lädt eine XML- oder PDF-Datei (bis 15 MB) über die Website oder die API hoch.
- Formaterkennung: BelegBridge ermittelt Syntax (CII oder UBL) und Profil und weist unsichere XML-Konstrukte zurück.
- Amtliche Prüfung: Die Datei wird mit dem KoSIT-Validator und bei PDF-Dateien zusätzlich mit Mustang/veraPDF geprüft.
- Bericht: Der Nutzer erhält das Ergebnis mit übersetzten Hinweisen und auf Wunsch eine lesbare Vorschau. Er kann das Ergebnis (z. B. als PDF-Vorschau oder Ausdruck) selbst zu seinen Unterlagen nehmen.
- Keine Speicherung: Die Dateiinhalte werden unmittelbar nach der Antwort verworfen. Maßgebliches Original bleibt die vom Nutzer empfangene bzw. versandte Rechnungsdatei.
4. Prozess 2: kostenpflichtige Bridge In Vorbereitung / Early Access
Der folgende Ablauf beschreibt die geplante kostenpflichtige Bridge. Er gilt erst, wenn der Dienst verfügbar ist und gebucht wurde.
- Eingang: Rechnungsdaten gehen aus den angebundenen Quellen ein (Stripe- oder PayPal-Webhook, E-Mail oder API).
- Anreicherung: BelegBridge ergänzt die Pflichtangaben des Rechnungsstellers ausschließlich aus dem hinterlegten Verkäuferprofil (Name, Anschrift, USt-IdNr. bzw. Steuernummer, Ansprechperson, Bankverbindung).
- Erzeugung: Ein EN-16931-XML und eine ZUGFeRD-2.3-Datei im Format PDF/A-3 werden im Arbeitsspeicher erzeugt; Beträge und Steuern werden centgenau berechnet.
- Prüfung & Versand: Jede erzeugte Datei wird vor dem Versand mit dem KoSIT-Validator und Mustang geprüft. Nur fehlerfreie Dateien werden an den Rechnungsempfänger und an das von Ihnen angegebene DATEV-Postfach bzw. Ihre Buchhaltung versandt. Fehlerhafte Dateien werden nicht versandt; stattdessen werden Sie benachrichtigt.
5. Verantwortlichkeiten
| Aufgabe | Verantwortlich |
|---|---|
| Inhaltliche Richtigkeit der Rechnung (§ 14 UStG) | Rechnungsaussteller (Ihr Unternehmen) |
| Pflege der Verkäuferstammdaten (Bridge) | Ihr Unternehmen |
| Technische Prüfung gegen amtliche Regelwerke | BelegBridge |
| Erzeugung und Versand (Bridge, geplant) | BelegBridge nach Ihrer Konfiguration |
| Archivierung: unveränderbar, maschinell auswertbar, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (derzeit acht Jahre für Rechnungen) | Ihr Unternehmen in seinem Archivsystem (z. B. DATEV oder Dokumentenmanagementsystem) |
| Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem | Ihr Unternehmen |
6. Internes Kontrollsystem
- Jede Datei wird gegen die amtlichen KoSIT-Regeln (bei PDF zusätzlich Mustang/veraPDF) geprüft; bei der Bridge werden fehlerhafte Dateien nicht versandt.
- Beträge und Steuern werden centgenau berechnet; Abweichungen werden als Fehler gemeldet.
- Die Pflichtangaben des Rechnungsstellers stammen ausschließlich aus dem hinterlegten Verkäuferprofil und können durch eingehende Daten nicht überschrieben werden.
- Empfohlene interne Kontrollen: regelmäßige Stichproben versandter Rechnungen, Abgleich mit Zahlungseingängen und Ablage des Prüfergebnisses zusammen mit der Rechnung.
- Zugriff auf das Kundenkonto nur für berechtigte Personen Ihres Unternehmens.
7. Änderungsdokumentation
Die eingesetzten Regelwerke sind versioniert. BelegBridge prüft derzeit gegen XRechnung 3.0.2 mit der zugehörigen Konfiguration des KoSIT-Validators. Änderungen der Regelwerke (z. B. eine neue XRechnung-Version) werden mit dem Datum ihres Inkrafttretens dokumentiert. Bitte halten Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation fest, ab welchem Datum Sie welche Version eingesetzt haben, damit Ergebnisse nachvollziehbar bleiben.
8. Mustertext für Ihre Verfahrensdokumentation
Den folgenden Text können Sie übernehmen und die Platzhalter in eckigen Klammern anpassen:
Prüfung und Erzeugung elektronischer Rechnungen mit BelegBridge
1. Einsatzbereich: [Unternehmen] nutzt BelegBridge seit [Datum] zur technischen Prüfung eingehender und ausgehender elektronischer Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) [sowie – nach Verfügbarkeit – zur automatischen Erzeugung ausgehender Rechnungen aus [Stripe/PayPal/E-Mail]].
2. Ablauf: Die Dateien werden mit dem amtlichen KoSIT-Validator (XRechnung-Konfiguration) und bei PDF-Dateien mit Mustang/veraPDF geprüft. Das Ergebnis wird von [Name/Funktion] gesichtet; fehlerhafte Rechnungen werden vor dem Versand korrigiert bzw. an den Absender zurückgegeben.
3. Keine Speicherung: BelegBridge speichert keine Rechnungsinhalte. Maßgebliches Original ist die an den Rechnungsempfänger versandte bzw. die vom Absender empfangene Rechnungsdatei.
4. Archivierung: Die Rechnungsdateien werden unverändert im Format des Eingangs bzw. Versands in [Archivsystem, z. B. DATEV oder Dokumentenmanagementsystem] unveränderbar und maschinell auswertbar für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (derzeit acht Jahre) aufbewahrt. Verantwortlich: [Name/Funktion].
5. Kontrollen: [Stichproben, Abgleich mit Zahlungseingängen, Ablage des Prüfergebnisses zur Rechnung.]
6. Versionen: Eingesetzte Regelwerke: XRechnung [3.0.2], KoSIT-Konfiguration [Version]. Änderungen werden mit Datum dokumentiert.
Stand: [Datum] · Freigabe: [Name]
9. Hinweis
Dieser Baustein ist ein Muster und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Er beschreibt BelegBridge im aktuellen Stand; die Bridge (Prozess 2) befindet sich in Vorbereitung. Bitte stimmen Sie die endgültige Formulierung mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater ab. Die rechtlichen Anforderungen an Ihre Rechnungen, die Archivierung und die Verfahrensdokumentation verbleiben bei Ihrem Unternehmen.
Stand: November 2026